การจัดการข้อมูลภายในองค์กรนั้นเป็นพื้นฐานของระบบการทำงานอยู่แล้ว ซึ่งสิ่งที่สำคัญที่สุดนั้นคือข้อมูลต่างๆมากมาย โดยจัดว่าเป็นทรัพย์สินทางปัญญาขององค์กรอยู่แล้ว จึงต้องมีระบบในการเก็บ จัดการข้อมูลเหล่านั้นให้ปลอดภัยและถูกต้องที่สุด เพื่อไม่ให้กระทบในเรื่องงบประมาณที่ใช้ และผลิตภัณฑ์ที่ออกมาได้ดีที่สุด
โดยส่วนมากแล้วทุกคนภายในองค์กรณ์จะเก็บข้อมูลไว้ภายในเครื่องคอมพิวเตอร์ของตัวเอง หากเกิดข้อผิดพลาดแล้วข้อมูลอาจสูญหายหรือสูญเสียได้ การทำงานกับผู้อื่นภายในองค์กรก็ทำได้ยุ่งยากมากขึ้น เช่น ถ้าจะนำข้อมูลส่งต่อกัน จำเป็นต้องมีตัวเก็บข้อมูล (Flash Drive, External HDD) ต้องเปลืองงบประมาณในการจัดซื้อให้แต่ละคน และอาจเกิดการสูญหายหรือเสียหายจากการใช้งานได้
ในรูปแบบต่อไปพัฒนาการจัดเก็บข้อมูลจะอยู่ในรูปแบบของส่วนกลางคือ จะมีคอมพิวเตอร์ส่วนกลาง (Server) ทำให้ทุกคนสามารถใช้งานได้ แต่ก็ยังเจอปัญหาในการใช้งานร่วมกันในเครื่องส่วนกลางอีกก็คือ การบันทึกข้อมูลซ้ำแทนของผู้ใช้อื่น ทำให้ข้อมูลของเราเองหายไป โดยไม่สามารถติดตามประวัติในการแก้ไขข้อมูลได้เช่นกัน และอีกส่วนหนึ่งที่เป็นปัญหาสำคัญคือ การใช้งานข้อมูลที่ถูกต้องที่สุดในทุกฝ่าย ทุกแผนก เพราะความผิดพลาดส่วนมากจะเกิดขึ้นเพราะเหตุผลนี้ อาจจะมองเห็นเป็นส่วนเล็กน้อยภายในองค์กรแต่ก็มีผลกระทบให้องค์กรเสียหายมากกว่าที่คิด
ปัญหาที่กล่าวมาข้างต้นนั้นบางองค์กรยังอาจจะเห็นเป็นเรื่องที่เล็กน้อยสามารถรับในปัญหานั้นได้ แต่ถ้าปัญหาใหญ่ขึ้น กระจายมากขึ้น แล้วค่อยมาหาทางแก้ไขอาจจะสูญเสียไปมากแล้ว เหมือนดั่งสุภาษิตที่ว่า วัวหายแล้วค่อยล้อมคอก ดังนั้นเราควรมีการจัดวางระบบที่ดีและเข้ากับองค์กรของเราเองได้อย่างง่ายดาย ไม่ต้องยุ่งยากในการทำระบบพร้อมมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย ถ้าบอกถึงคำว่า Professional Data Management แล้วต้องเป็นระบบที่สามารถจัดการข้อมูลที่อยู่ภายในระบบได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด ทั้งในส่วนของความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล การใช้งานข้อมูลร่วมกันกับผู้อื่นให้มีความถูกต้องที่สุด เพราะฉะนั้นการเลือกหาระบบที่จะนำมาใช้ภายในองค์กรของเราเองต้องมีความสามารถที่ครบถ้วน มีประสิทธิภาพให้เหมาะสมกับหัวข้อที่ว่า Professional Data Management
PDM (Product Data Management) เป็นระบบการจัดการข้อมูลที่มีความยืดหยุ่น ปลอดภัย มีประสิทธิภาพ และความง่ายในการพัฒนาระบบ ซึ่งจะเห็นถึงความคุ้มค่าในการใช้ระบบได้รวดเร็ว โดยฟังก์ชั่นหลักของ PDM นั้น คลอบคลุมในส่วนขององค์กรขนาดเล็กไปจนถึงขนาดกลาง เพื่อได้ข้อมูลที่ถูกต้องที่สุดไปใช้งานในส่วนอื่นๆ โดย PDM (Product Data Management) จะเข้ามาช่วยเหลือในด้านของข้อมูล ความถูกต้อง การดำเนินเอกสาร การค้นหาเอกสาร และที่มาของข้อมูล จึงทำให้การทำงานของคนภายในองค์กรดำเนินไปในทิศทางเดียวกันและถูกต้องที่สุด โดยองค์กรยังคงระบบการทำงานในรูปแบบเดิมที่เคยใช้ แต่จะใช้งานได้ง่ายขึ้นโดยผ่านการใช้งานทางระบบ PDM
บทความ : วรวุฒิ รัตนศุกล
