หนึ่งในเป้าหมายหลักขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นด้านการออกแบบ การบริหารจัดการ หรือแม้แต่ด้านธุรการ ก็คือ การทำงานเอกสารต่างๆ ในรูปแบบ Paperless โดยการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการจัดเก็บ บันทึก ประมวลผลข้อมูล ตลอดจนการจัดทำรายงานต่างๆ เพื่อลดปริมาณการใช้งานกระดาษ และวัสดุอุปกรณ์ให้ลดน้อยลง เพื่อสนับสนุนแนวคิด Go Green ลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมจากการผลิตกระดาษ อีกทั้งยังเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเอกสาร การค้นหา และการเรียกใช้เอกสารย้อนหลัง
ในปัจจุบันการสื่อสารในการทำงานเป็นกระบวนการแลกเปลี่ยน และส่งต่อข้อมูลระหว่างหน่วยงาน โดยในหลายองค์กรยังคงใช้กระดาษเป็นตัวกลางในการสื่อสาร ทำให้ปริมาณเอกสารที่จะต้องเก็บในตู้เอกสาร มีปริมาณที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ เป็นทวีคูณ หรือบางองค์กรจะทำการสแกนกระดาษ เพื่อจัดเก็บเป็นไฟล์ในเซิร์ฟเวอร์ และใช้เอกสารร่วมกันกับฝ่ายงานอื่นๆ อีกทั้งความแตกต่างของประเภทเอกสาร ทำให้การจัดการยากมากยิ่งขึ้น เทคโนโลยีจึงเข้ามามีบทบาทในการควบคุม บริหารจัดการไฟล์งานอย่างเป็นระบบ
SolidWorks Enterprise PDM เป็นอีกเทคโนโลยีหนึ่งที่ให้ความสำคัญกับการควบคุม บริหารจัดการไฟล์ เพื่อลดปัญหาในการทำงานร่วมกันภายในองค์กร และสนับสนุนแนวคิด Go Green ในการลดปริมาณการใช้กระดาษของแต่ละองค์กร ในบทความนี้จึงหยิบยกตัวอย่างการควบคุม บริหารจัดการไฟล์ภายในองค์กร โดยจะเปรียบเทียบการทำงานแบบดั้งเดิม และการทำงานในรูปแบบของ Enterprise PDM ค่ะ
ภายในองค์กรมีหลายแผนก และต้องใช้ไฟล์งานร่วมกัน (Sharing and Authorization)
ไฟล์งานมีหลากหลายประเภท และมีความแตกต่างในการจัดการ (Classification)
เอกสารที่ใช้ภายในองค์กร จะต้องเป็นแบบเดียวกันทั้งหมด (Standard Document Layout)
การค้นหาข้อมูลภายในองค์กร (Search)
ขั้นตอนการดำเนินเอกสาร การอนุมัติงาน หรือการแจ้งเตือนผู้เกี่ยวข้อง (Workflow and Notification)
จะเห็นได้ว่าขั้นตอนในการทำงานแบบดั้งเดิมนั้น มีจุดข้อบกพร่องเล็กๆ น้อยที่เรียกว่าจุดรอยรั่ว ซึ่งสามารถพบจุดรอยรั่วนี้ได้ในทุกๆ ขั้นตอนของการทำงาน แต่จุดรอยรั่วเล็กๆ เหล่านี้ กลับทำให้องค์กรสูญเสียกำไรไปได้อย่างไม่น่าเชื่อ เพราะเอกสารทุกฉบับถือว่าเป็นทรัพย์สินขององค์กร ซึ่งล้วนมีความสำคัญที่องค์กรจะต้องมีมาตรการในการป้องกันการรั่วไหล และควบคุมเอกสารทั้งหมดตามกฎระเบียบขององค์กร ดังนั้นจึงพัฒนา SolidWorks Enterprise PDM ขึ้นมาเพื่ออุดรอยรั่วทั้งหลายเหล่านั้น
บทความ : อิสรีย์พร นำมหาสมบัติ
