ในปัจจุบันหลายๆ องค์กรให้ความสนใจกับการพัฒนาองค์กรเพื่อให้ทันต่อโลกดิจิทัล 4.0 การนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการบริหารจัดการในองค์กร โดยการนำเทคโนโลยีเข้ามาเชื่อมโยงข้อมูลตั้งแต่การออกแบบ จนถึงการนำสินค้าออกสู่ตลาด ซึ่งแน่นอนว่าการปรับเปลี่ยนเทคโนโลยีทั้งองค์กรเป็นเรื่องที่มีความท้าทาย เนื่องจากแต่ละแผนกในองค์กรมีการทำงานที่เฉพาะตัว ซึ่งมีความแตกต่างกันอย่างเห็นได้ชัดเจน เริ่มจากแผนกจัดซื้อ ออกแบบ การวางแผนการผลิต การตรวจสอบคุณภาพชิ้นงาน นอกจากนี้ยังมีการเชื่อมโยงการผลิตระหว่างโรงงานผลิตอีกด้วย
ในบางองค์กรยังใช้การปิดประกาศโดยใช้กระดาษตามบอร์ด เพื่อสื่อสารข้อมูล ข่าวสารต่างๆ ไปยังพนักงาน การปิดประกาศโดยใช้บอร์ดนี้เป็นการสื่อสารแบบทางเดียวที่ไม่ส่งถึงเฉพาะตัวบุคคล อาจทำให้เกิดปัญหาความไม่ทั่วถึงของการสื่อสาร และหากจะทำการสื่อสารข้อความบางอย่างแบบถึงตัวพนักงานเฉพาะบุคคลทั้งองค์กร ก็อาจต้องใช้ต้นทุนที่สูงและยังเสียเวลาอีกด้วย ในเรื่องนี้เทคโนโลยีได้เข้ามามีส่วนช่วยให้เกิดความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง และประหยัดเวลาในการสื่อสารลงไปได้หลายแบบ เช่น
- การใช้อีเมล์ (Email)
- การสร้าง Web Application เพื่อการสื่อสาร ส่งต่อ การเข้าถึงข้อมูล และดูแลรักษาข้อมูลขององค์กร
- การสร้าง Web Application เพื่อให้ผู้บริหารสามารถจัดการและบริหารทรัพยากรบุคคลในหน่วยงานได้ อีกทั้งเพื่อการสรุปผลการดำเนินงานในองค์กร หรือการใช้ทรัพยากรบุคคล จากการใช้ข้อมูลต่างๆ ภายในองค์กร
แน่นอนว่าทางผู้วางแผนการจัดการระบบ หรือผู้นำเรื่องการปรับใช้เทคโนโลยีกับองค์กรต้องพบเจอปัญหาในหลายๆ ด้าน อาทิเช่น
- ปัญหาในการวางระบบจัดเก็บและแบ่งปันไฟล์ข้อมูล (File Sharing)
ระบบ File Sharing เหมือนจะเป็นระบบพื้นฐานที่ทุกคนในสาย IT รู้จักกันดี แต่น้อยครั้งมากที่จะเห็นระบบ File Sharing ที่ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพและทั่วถึงสำหรับทุกคนในองค์กร ซึ่งปัญหาของระบบนี้ก็มีมากมาย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของความช้าในการทำงาน, การติดไวรัส, ไม่สามารถกำหนดสิทธิ์ของผู้ใช้งานได้, ไฟล์ไม่เป็นระบบระเบียบ ทำให้สุดท้ายแล้วในระบบ File Sharing เต็มไปด้วยไวรัส และไฟล์ผิดกฎหมายต่างๆ แต่แทบจะไม่มีการแชร์ไฟล์งานเกิดขึ้นกันเลย
- ปัญหา Server ทำงานช้า
ในทุกองค์กรมีการใช้งาน Server แต่ปัญหาที่กลายเป็นเงาตามตัวมาก็ คือ การที่ Server ทำงานช้า เกิดได้จากหลายสาเหตุ เช่น ช้าที่ระบบเครือข่าย, ช้าที่ซอฟต์แวร์, ช้าที่ฮาร์ดแวร์, ช้าที่ระบบฐานข้อมูล และช้าที่ระบบปฏิบัติการ ถึงแม้ว่าองค์กรจะทำการอัพเกรด Hardware ให้ใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ ก็อาจจะแค่ทำให้ปัญหาดีขึ้น แต่ไม่ได้ทำให้ปัญหาหายไป
- Version Control กับปัญหา Storage
ในเรื่องของปัญหาในการจัดการ Document Version นั้น จะมองเห็นภาพได้ชัดเจนขึ้น ในด้านการออกแบบผลิตภัณฑ์หนึ่งชิ้น เกิดจากกระบวนการความคิดสร้างสรรค์ และเพื่อให้ชิ้นงานออกมาดีที่สุด ทำให้ผู้ออกแบบต้องมีการออกแบบหลากหลาย Version เพื่อหาชิ้นงานที่ดีที่สุด แน่นอนว่าไฟล์งานออกแบบ หรือไฟล์งานวิศวกรรมนั้นมีขนาดใหญ่ กว่าไฟล์งานเอกสารทั่วๆ ไป ยังต้องมีหลากหลาย Version ก็จะส่งผลกระทบกับการใช้งานผิด Version และพื้นที่การจัดเก็บที่มีการขยายตัวตลอดเวลา
- ปัญหาด้านความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security)
การแข่งขันทางธุรกิจในการพัฒนาชิ้นงานเพื่อตอบสนองลูกค้า ทำให้ไฟล์การออกแบบนั้นต้องมีการรักษาความปลอดภัยอย่างดี เพื่อไม่ให้ไฟล์นั้นหลุดไปอยู่ในมือคู่แข่ง ข้อมูลขององค์กรจึงถือว่าเป็นทรัพย์สินขององค์กร เพราะฉะนั้นเรื่องการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล จึงเป็นปัญหาแรกๆ ที่องค์กรให้ความสำคัญ ซึ่งการที่จะเลือกเทคโนโลยีใดมารักษาความปลอดภัย ก็เป็นเรื่องที่ต้องวิเคราะห์กันให้ถี่ถ้วน ระดับการรักษาความปลอดภัยเพียงพอหรือไม่ การจัดการสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์มีความยืดหยุ่น และเหมาะสมกับการปรับใช้กับแต่ละแผนกขององค์กรหรือไม่
- การต่อยอดข้อมูล (Data Analysis)
เทคโนโลยีเข้ามาช่วยองค์กรในการบริหารจัดการข้อมูล การเข้าถึงข้อมูล และระบบที่ดีจะต้องสามารถนำข้อมูลในระบบมาวิเคราะห์ เพื่อวางแผน หรือจัดการทรัพยากรในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด และในหลายๆ องค์กรจะพบว่าการนำข้อมูลมาประมวลผลในแต่ละครั้งเป็นเรื่องที่มีความยากลำบากพอตัว ต้องใช้เวลากันเป็นสัปดาห์ เพื่อการรวบรวมข้อมูล เพื่อนำมาวิเคราะห์ หรือประมวลผลแต่ละครั้ง
การทำงานเพื่อตอบโจทย์การบริหารจัดการข้อมูลข้างต้น โดยเทคโนโลยีต้องมีความยืดหยุ่น และเหมาะสมมากที่สุดสำหรับองค์กรในหลากหลายรูปแบบอุตสาหกรรม จึงขอนำเสนออีกหนึ่งทางเลือกในการบริหารจัดการข้อมูลในองค์กร “SOLIDWORKS MANAGE” ระบบจัดการขั้นสูงที่สามารถบริหารจัดการไฟล์ได้หลากหลายประเภท อีกทั้งยังสามารถจัดการงานในรูปแบบ Project, การ Assign Task and Scheduling, Revision Management, File Management, Data Distribution, Automated Approval Process, 3D and Multi-Document Preview, Email Notification, etc.
อย่างไรก็ตาม การนำเทคโนโลยีไปใช้ในการพัฒนาองค์กรให้สำเร็จ ก็ขึ้นอยู่กับความพร้อมของปัจจัยภายในองค์กรหลายด้าน ได้แก่ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ข้อมูลและสารสนเทศ ฐานข้อมูล ระบบเครือข่ายการสื่อสาร ความซับซ้อนของกระบวนการทำงาน บุคลากรที่ทำงานเกี่ยวกับระบบสารสนเทศ และที่สำคัญ คือ ผู้ใช้โดยต้องอาศัยการบริหารการเปลี่ยนแปลงที่ดี เพื่อให้ผู้ใช้เกิดการยอมรับและใช้งานเทคโนโลยีได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
ข้อมูลเพิ่มเติม SolidWorks Manage : http://bit.ly/2M8blxQ
Reference Source: Throughwave Thailand และ ศูนย์การจัดการความรู้ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร
