การเติบโตขององค์กรนั้น ทำให้ในแต่ละองค์กรมี Designer มากขึ้น ไฟล์งานมากขึ้น โปรเจคงานก็มากขึ้น การทำงานในแต่ละขั้นตอนนั้นเราไม่สามารถหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงหรือการ แก้ไขเอกสารได้เลยรวมถึงต้องพบกับปัญหาต่างๆมากมาย อาทิเช่น บันทึกทับไฟล์เดิม บันทึกไฟล์นั้นไว้ที่ไหน ดึงไฟล์ล่าสุดมาแก้ไขใช่หรือไม่ ใครแก้ไขงานของเราไป ไฟล์ซ้ำหรือไม่ ไฟล์ที่บันทึกไว้นั้นหายไป ใครลบงานของเราไป จะอัพเดทงานระหว่างประเทศได้อย่างไร เอกสารอยู่ที่มือใคร สถานะอะไร หรือแม้แต่ว่าไฟล์ไหนเป็นไฟล์ล่าสุดที่จะนำไปทำงานต่อได้ สุดท้ายจะทำให้การทำงานสับสน และล่าช้า ปัญหาต่างๆเหล่านี้จะแก้ไขได้อย่างไร
ในบทความนี้จึงขอเสนอ SolidWorks Enterprise PDM ซึ่งเป็น Software ที่ช่วยในการจัดการระบบไฟล์งานต่างๆอย่างเป็นระบบ ไม่ว่าองค์กรของคุณจะมีไฟล์งานประเภทไหน Enterprise PDM ก็สามารถจัดระเบียบ ควบคุม ค้นหา และใช้ไฟล์งานร่วมกันอย่างเป็นระบบคุณสมบัติเด่นของ Enterprise PDM มีดังนี้
* Version and Revision Control
* Flexible Workflow
* Powerful Search Tools
* Tracking Reference
* Secure Vaulting
* Support File
Version and Revision Control
การควบคุมด้วยการกำหนด Version ของเอกสารจะทำให้ผู้ใช้งานระบบรู้ทันทีว่าเอกสารที่ใช้งานอยู่นั้นเป็น Version ล่าสุดแล้วหรือไม่ แต่เพียงแค่ Version คงยังไม่เพียงพอในการควบคุมเอกสาร Enterprise PDM จึงนำ Revision เข้ามาร่วมในการควบคุมเอกสารอีกทางหนึ่ง โดยแต่ละเอกสารจะถูกกำหนด Revision โดยอัตโนมัติตามรูปแบบที่ผู้ควบคุมระบบกำหนดเมื่อเอกสารฉบับนั้นผ่านการ Approve จาก Manager แล้วเท่านั้น ดังนั้น ผู้ใช้งานระบบจึงรู้ทันทีว่าเอกสารฉบับไหนที่ถูกต้องที่สุด สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งของการกำหนด Version ของเอกสารคือ ผู้ใช้งานระบบสามารถดึง Version ก่อนหน้ามาดูหรือทำการแก้ไขได้อีกและเมื่อผู้ใช้งานระบบ Check-in เอกสารเข้าระบบ ระบบจะเก็บเป็น 1 Version ทันที เพราะฉะนั้นปัญหาในการบันทึกทับไฟล์เดิมจะไม่เกิดขึ้น
จากภาพประกอบระบบแสดงให้เห็นถึงว่าเอกสารที่ผู้ใช้งานระบบกำลังเปิดนั้นเป็น Version ล่าสุดในระบบแล้ว เนื่องจาก Latest Version Local Version และ Version นี้ยังได้รับการ Approve จาก Manager อีกด้วย
Flexible Workflow
การกำหนดเส้นทางเดินเอกสารของเอกสารแต่ละประเภท ก็ถือเป็นหัวใจหลักของระบบ Enterprise PDM ผู้ดูแลระบบสามารถออกแบบเส้นทางเดินเอกสารของเอกสารแต่ละประเภท ตามรูปแบบของแต่ละองค์กร อีกทั้งระบบสามารถรองรับการสร้างเส้นทางเดินเอกสารที่มีความซับซ้อน และไม่มีการจำกัดจำนวนของเส้นทางเดินเอกสารในระบบอีกด้วย โดยเส้นทางเดินเอกสารนั้นสามารถกำหนดการทำงานต่างๆ ได้ดังนี้
* กำหนดสิทธิการเข้าถึงเอกสารของแต่ละบุคคล
* กำหนดการเพิ่มของ Revision
* กำหนดผู้มีสิทธิในการอนุมัติเอกสาร
* กำหนดการแจ้งเตือนผู้เกี่ยวข้อง (Notification)
* กำหนด Task ต่างๆ เช่น การConvertเอกสารจากPDF, การ Print เอกสาร, การ Export เอกสารไปยังระบบอื่น
Powerful Search Tools
การค้นหาเอกสารในรูปแบบของ Enterprise PDM สามารถช่วยลดเวลาในการค้นหาเอกสารต่างๆ ของผู้ใช้งานระบบได้มาก เนื่องจากการค้นหาข้อมูลในระบบ Enterprise PDM นั้นต่างจากการค้นหาข้อมูลในวินโดว์ที่ค้นหาจากชื่อไฟล์ หรือ นามสกุลไฟล์เพียงอย่างเดียว แต่ Enterprise PDM สามารถกำหนดเงื่อนไขต่างๆมากมายได้เอง รวมถึงสามารถค้นหาจากเงื่อนไขหลายๆเงื่อนไขพร้อมกัน และยังสามารถดูชิ้นงานก่อนเปิดไฟล์จริง
Tracking Reference
Enterprise PDM มีระบบติดตามงาน ไฟล์ที่นำเข้าระบบสามารถที่จะทำการตรวจสอบได้ว่ามีการอ้างอิงกับไฟล์อื่นใด บ้าง ซึ่งสามารถตรวจสอบได้ทั้งสองแบบ ดังนี้
* ชิ้นส่วนนั้นๆมีส่วนประกอบจากไฟล์ใดบ้าง (Contains)
* ชิ้นส่วนนั้นๆมีการนำไปประกอบในชิ้นส่วนใดบ้าง (Where Used)
Secure Vaulting
ความปลอดภัยของข้อมูลนั้น เป็นสิ่งที่แต่ละองค์กรให้ความสำคัญ เนื่องจากเอกสารถือเป็นทรัพย์สินขององค์กร Enterprise PDM จึงมุ่งเน้นที่จะรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูล โดยการเข้าใช้งานระบบ ผู้ใช้งานระบบจะได้รับรหัสผ่านจากผู้ควบคุมระบบ และผู้ควบคุมระบบยังสามารถที่จะควบคุมสิทธิการเข้าถึงข้อมูลได้ในระดับบุคคล ทำให้ Enterprise PDM เป็นระบบที่มีความปลอดภัยของข้อมูลเป็นอย่างยิ่ง
Support File
Enterprise PDMสามารถบริหาร จัดการไฟล์ข้อมูลได้หลากหลาย มากกว่า 200 นามสกุลไฟล์ ไม่ว่าข้อมูลจะเป็นงานออกแบบ หรือเอกสารทั่วไป Enterprise PDMก็สามารถควบคุมการไหลเวียนของเอกสารได้ เช่น Design (SolidWorks, Pro/E, Inventors, AutoCAD), Multimedia (AVI, Flash, MP3, MPEG, Windows Media, etc.), Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Project, etc.), Image (JPEG, Lotus PIC, PNG, PCX, PPM, TGA etc.) กล่าวคือ EPDM รองรับทุกประเภทไฟล์ที่สามารถเปิดบน Window Explorer ได้
Tracking History
การติดตามประวัติการใช้งานข้อมูลในระบบ Enterprise PDM มีการเก็บประวัติการทำงานในทุกขั้นตอน เพื่อที่ผู้ใช้งานระบบทราบว่าเอกสารฉบับนี้ได้ผ่านขั้นตอนอะไรบ้าง จากจุดใดไปจุดใด อีกทั้งยังสามารถติดตาม และประเมินผลระยะเวลาการทำงานในแต่ละขั้นตอนได้อีกด้วย
ปัญหาของการบริหาร จัดการไฟล์งานต่างๆ เนื่องจากการเติบโตขององค์กรตามที่กล่าวมาข้างต้นนั้นจะหมดไปถ้าองค์กรนำ SolidWorks Enterprise PDM เข้ามาช่วยในการบริหาร จัดการไฟล์งานต่างๆ อีกทั้งยังสามารถติดตามงาน และประเมินผลได้อีกด้วย ไม่ว่าองค์กรของท่านจะเติบโตเพียงใด SolidWorks Enterprise PDM ก็สามารถบริหาร จัดการไฟล์งานต่างๆได้อย่างเป็นระบบนอกจากนี้ SolidWorks Enterprise PDM ยังมีคุณสมบัติเด่นอีกมากมาย ซึ่งในโอกาสต่อไปจะขอกล่าวถึงคุณสมบัติเด่นของ SolidWorks Enterprise PDM ในส่วนอื่นๆ เพิ่มเติม
BY… Issareephorn N.
